Respaldo de correos electronicos.

Podrías no pensar sobre hacer una copia de los mensajes de tu correo de MS Outlook, pero deberías.

¿Y qué si pierdes acceso a tu cuenta de correo? Toda la información del correo almacenada en tu cuenta se iría. Si usas una cuenta de correo de negocios, no querrás que eso suceda.

Una de las razones por las que las personas pierden acceso a sus cuentas de correo es porque su cuenta ha sido hackeada. Si tu cuenta de correo de Outlook ha sido hackeada, podría ser difícil para ti obtener acceso de nuevo.

Si esto sucede y tienes un archivo de copia de Outlook actual, por lo menos tendrás todos tus datos de correo que has almacenado.

A continuacion te mostraremos algunos pasos para que puedas crear una copia de tus correos en Outlook.

Método 1: Cómo Exportar Correos desde Outlook a formato PST

La primera manera de hacer una copia de tu correo de MS Outlook es al exportar los mensajes del correo a un formato Outlook PST. Antes de que aprendamos cómo exportar la información de Outlook a este formato, podrías preguntarte: ¿qué es el formato de archivo de Outlook PST y cómo es diferente al formato de archivo de Outlook OST?

Un archivo con una extensión .pst (formato de archivo PST) es un archivo de información usado por Microsoft Outlook y Microsoft Exchange. Ejemplos de los tipos de datos de correo Outlook te que puedes guardar en formato de archivo PST incluyen:

• Carpetas de correos
• Información de contacto
• Información de dirección
• Información de Calendario de Outlook

Puedes acceder a un archivo Outlook PST desde la computadora o servidor donde esté guardado el archivo. También puedes copiar un archivo de formato PST a otra locación.

Un archivo PST es diferente de un archivo de extensión .ost (archivo OST). El archivo Outlook OST te permite trabajar fuera de línea con una copia de un archivo archivado en tu cuenta de Microsoft Exchange. El archivo se sincroniza cuando vuelves a estar en línea. 

Paso 1: Accede al Mago de Importación y Exportación

Ahora aprendamos cómo crear una copia de archivos de Outlook PST manualmente. Empieza con tu buzón de entrada de Outlook, y haz clic en la pestaña de Archivo. La pantalla de la Información de la Cuenta aparece:

El primer paso es crear un archivo de copia de correo para acceder al Mago de la Importación y Exportación.

Haz clic en la opción de Abrir & Exportar:

Selecciona la opción de Importar/Exportar

Después, haz clic en el botón de Importar/Exportar. El sistema te devuelve a tu buzón de entrada y el Mago de Importación y Exportación muestra:

Paso 2. Usa el Mago para Exportar Correos Desde Outlook a Formato de Archivo PST.

Selecciona la opción de Exportar a un archivo y después haz clic en el botón de Siguiente> al final del mago. El mago te ordena que selecciones un tipo de archivo:

Escoge la opción de Archivo de Datos Outlook (.pst). Haz clic en el botón de Siguiente >. A continuación, se te ordenará seleccionar una carpeta de Outlook desde la que esperas exportar los datos:

Usa la barra deslizadora para moverte arriba y abajo para ver tus carpetas de Outlook actuales. Cuando hayas seleccionado una carpeta, haz clic en el botón de Siguiente>.

Nota: También puedes escoger hacer una copia de tus contactos de Outlook, información del calendario. notas y tareas desde aquí.

Paso 3: Selecciona el Lugar Donde Desees Almacenar tu Copia PST.

Escoge dónde guardar tu archivo.

En el siguiente lugar, busca para encontrar una parte donde exportar tu archivo de datos Outlook. O, puedes guardar el archivo en el lugar predeterminado. Si guardas el archivo en el lugar predeterminado, necesitarás especificar si quieres permitir duplicar los ítems. También puedes cambiar el nombre del archivo en este lugar, lo cual es una buena idea, porque el nombre del archivo es: backup.pst. Recuerda el nombre del archivo y la locación del archivo Outlook PST que seleccionaste para que puedas encontrar ese archivo de Outlook PST más tarde.

Cuando hayas hecho tus seleccionas, haz clic en el botón de Terminar al final de allí. Se te pedirá que crees una contraseña. Esto es un paso opcional, pero podría ser importante si los datos que estás copiando son sensibles y necesitan ser protegidos. 

Después que hayas exportado tu carpeta seleccionada a un archivo PST, podrás chequear para ver si el archivo está allí al abrir la carpeta en Explorador de Archivo.

Paso 4: Encuentra el Archivo Outlook PST y Cópialo o Muévelo a una Nueva Locación.

Después de que hayas creado tu archivo de correo de copia, puedes abrir el Explorador de Archivo y encontrar el archivo de copia de Outlook que recién hayas hecho. Lo reconocerás porque el Tipo de archivo será Archivo de Datos Outlook:

• Para mover un archivo, simplemente haz clic en él y arrástralo a la carpeta donde quieras que esté.

• Para copiar un archivo, haz clic en el archivo que deseas copiar y presiona CTRL + C. Abre la carpeta donde quieres que esté el archivo y presiona CTRL + V.

En este caso, movamos algunos archivos a una nueva carpeta que he creado llamada Prueba. Después de que hayas movido el archivo a una nueva locación de archivo Outlook PST, abre el Explorador de Archivo para ver tu archivo copia de Outlook:

Paso 6. Accede a tu Archivo de Copia de Correo desde Outlook

Es increíble ser capaz de crear archivos de copia, pero no serán realmente de ayuda hasta que los puedas abrir de nuevo en tu cuenta de correo. Para este ejercicio, he creado un archivo de correo de copia llamado XYZProject.pstusando mi otra cuenta de correo Outlook. Abriré ese archivo desde mi cuenta de correo de trabajo Outlook.

Para acceder a tu archivo de copia de Outlook, empieza desde la pantalla deInformación de Cuenta de Outlook. Haz clic en Abrir & Exportar > Abrir Archivo de Datos Outlook.

El Explorador de Archivo se abrirá en la locación predeterminada. Si has guardado tu archivo de copia de Outlook en otra parte, necesitarás navegar a la locación donde está almacenado tu archivo de copia PST. Para este ejemplo, necesitaré navegar a la carpeta de Prueba que creé anteriormente:

Haz clic en el archivo, después haz clic en Abrir. El sistema te devolverá a tu buzón de entrada.

En el panel de navegación a la izquierda, verás una nueva categoría al final del panel, bajo los archivos: Datos de Outlook. Esta categoría contiene la información de una carpeta de copia que recién has abierto. Para abrir el archivo y acceder a tus datos, haz clic en la flecha a la izquierda de él. Ya que la carpeta que archivé era una sub carpeta de mi carpeta de Buzón de Entradacuando la archivé, esa estructura fue preservada. También tengo que hacer clic en la flecha a la izquierda de la palabra Buzón de Entrada.

Ahora podrás abrir la carpeta para ver los correos dentro. También podrás arrastrar y dejar caer los mensajes en otras carpetas de correos.